Elektroniczna książka przejazdów, nazywana też elektroniczną ewidencją przebiegu pojazdu, zapisuje przejazdy firmowego auta w systemie informatycznym zamiast w papierowym zeszycie. Trasę z datą i liczbą kilometrów rejestruje urządzenie GPS w pojeździe, a cel wyjazdu uzupełnia kierowca albo pracownik biura, bo tej informacji nadajnik nie zna. Firmy prowadzą taką ewidencję do rozliczeń podatkowych samochodów służbowych oraz do kontroli kosztów floty.
Poniżej wyjaśniamy, jakie dane zawiera książka przejazdów i skąd system je bierze. Dalej opisujemy zastosowania w firmie transportowej oraz różnice wobec zapisów, z którymi książka przejazdów bywa mylona.
Jakie dane zapisuje książka przejazdów
Podstawową jednostką zapisu jest pojedynczy przejazd, od ruszenia z jednego miejsca do postoju w drugim. Urządzenie telematyczne wysyła pozycję pojazdu w krótkich odstępach, a system dzieli ten ciąg punktów na przejazdy i dla każdego wylicza dystans. Z pozycji startu i celu powstaje opis trasy, czyli adres wyjazdu i adres przyjazdu.
Na potrzeby podatkowe sam zapis tras nie wystarcza. Przepisy o VAT określają, jakie dane musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, dla którego firma odlicza pełny podatek od wydatków. Część z nich dostarcza nadajnik, resztę trzeba dopisać i potwierdzić. Tabela zestawia wymagane dane ze źródłem, z którego elektroniczna książka przejazdów może je wziąć.
| Dane w ewidencji | Skąd pochodzą w książce elektronicznej |
|---|---|
| Numer rejestracyjny pojazdu | Kartoteka pojazdu powiązana z urządzeniem GPS |
| Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji | Data włączenia pojazdu do ewidencji w systemie i data jej zamknięcia |
| Stan licznika na początek i koniec ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego | Odczyt z magistrali pojazdu przez system telematyczny albo odczyt wpisany przez kierowcę |
| Kolejny numer wpisu | Numeracja nadawana przez system |
| Data i cel wyjazdu | Datę zapisuje nadajnik, cel wpisuje kierowca albo pracownik biura |
| Opis trasy (skąd - dokąd) | Adres startu i celu wyliczony z pozycji GPS |
| Liczba przejechanych kilometrów | Dystans z nadajnika GPS albo z licznika pojazdu |
| Imię i nazwisko osoby kierującej | Przypisanie kierowcy do pojazdu albo wpis przy przejeździe |
| Potwierdzenie wpisu | Zatwierdzenie w systemie przez osobę wskazaną przez firmę |
| Liczba kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego | Suma przejazdów z okresu uzgodniona ze stanem licznika |
Dystans z nadajnika i różnica stanów licznika rzadko zgadzają się co do kilometra. Nadajnik, który liczy odległość z kolejnych pozycji, gubi fragmenty jazdy bez sygnału satelitarnego, na przykład w tunelach, a licznik pojazdu mierzy obroty kół. Na koniec okresu rozliczeniowego lepiej porównać sumę przejazdów ze stanem licznika i opisać różnicę, niż poprawiać pojedyncze wpisy.
Czego nadajnik GPS nie wie
Nadajnik rejestruje ruch pojazdu, ale nie zna jego powodu. Wyjazd do klienta i wyjazd prywatny wyglądają w danych tak samo, dlatego cel wpisuje człowiek: kierowca w aplikacji albo pracownik biura po fakcie. Podobnie jest z osobą kierującą. Gdy z auta korzysta kilku pracowników, system musi wiedzieć, kto prowadził w danym dniu, na przykład z przypisania kierowcy do pojazdu.
Zapis z nadajnika pomaga za to pilnować zasad. Przejazd w weekend albo w nocy nie mówi sam, czy był prywatny, ale każe o to zapytać, zanim wpis trafi do ewidencji. W pojeździe rozliczanym z pełnym odliczeniem VAT przejazd niezwiązany z działalnością podważa warunek wyłącznie służbowego użycia auta.
Elektroniczna książka przejazdów zmniejsza więc ręczną pracę, ale jej nie usuwa. Zamiast wpisywać każdą trasę, kierowca potwierdza przejazdy i dopisuje cel, a firma zatwierdza zestawienie za okres rozliczeniowy.
Skąd pochodzą dane o przejazdach
Źródłem danych jest system telematyczny, czyli urządzenie w pojeździe połączone z platformą jego dostawcy. Urządzenie wysyła pozycję i status pojazdu, a część modeli czyta także dane z magistrali pojazdu, na przykład stan licznika albo zużycie paliwa. Z tych danych dostawca telematyki buduje raporty przejazdów, a zewnętrzne systemy pobierają je przez interfejs programistyczny.
Kłopot zaczyna się przy flocie mieszanej. Ciągniki kupowane w różnych latach mają urządzenia różnych producentów, a podwykonawcy korzystają z własnych systemów. Każdy system ma osobny panel i osobny format raportu, więc zebranie przebiegów całej floty w jedno zestawienie wymaga logowania do kilku miejsc.
Jedna kartoteka pojazdów w linkway.INTEGRATOR
linkway.INTEGRATOR pobiera pozycje i statusy z ponad 230 systemów GPS i telematyki, między innymi Webfleet, Gurtam, Teltonika i Geotab GO9, bez wymiany urządzeń w pojazdach. Podłączenie ma cztery etapy: firma przekazuje dostępy do swoich systemów GPS, zespół Linkway konfiguruje połączenia i mapuje pojazdy do jednej kartoteki, cała flota pojawia się na wspólnej mapie, a na życzenie dane trafiają dalej do SAP albo innego ERP.
Mapowanie pojazdów ma bezpośredni wpływ na książkę przejazdów. Ten sam ciągnik może nadawać jednocześnie z urządzenia fabrycznego i z nadajnika zamontowanego później, a bez powiązania z jedną pozycją kartoteki pojawiłby się w zestawieniu dwa razy. Rolę integratora w firmie z wieloma dostawcami telematyki opisuje artykuł o integratorze GPS dla flot.
W linkway.TMS kartoteka pojazdów i naczep obejmuje flotę własną i pojazdy podwykonawców, a odróżnia je pole właściciela. Karta pojazdu ma pole lokalizatora GPS, które łączy pojazd z integracją GPS, oraz pole przebiegu. Numer rejestracyjny z tej karty otwiera każdą ewidencję przebiegu, bo od niego zaczyna się lista wymaganych danych.
Rozróżnienie właściciela ma znaczenie dla ewidencji. Pozycje pojazdów podwykonawców spedytor wykorzystuje do śledzenia realizacji zleceń, a ewidencję przebiegu tych aut prowadzi ich właściciel. Do książki przejazdów firmy trafiają wyłącznie jej pojazdy.
Karta drogowa w aplikacji kierowcy
Część danych najprościej zebrać od kierowcy. W aplikacji dla kierowcy linkway.TRACKER karta drogowa łączy przejazd ze zleceniem oraz z zestawem pojazdu i naczepy, a kierowca wpisuje w niej stan licznika i poziom paliwa. Przycisk pobierania lokalizacji dołącza do karty bieżącą pozycję telefonu.
Odczyt licznika z karty drogowej daje punkt kontrolny, z którym można porównać dystans z nadajnika. Danych o stylu jazdy aplikacja nie zbiera, bo pochodzą z magistrali pojazdu. Dostarcza je system telematyczny, a linkway.INTEGRATOR zbiera jego odczyty w jednym panelu.
Do czego służy książka przejazdów w firmie transportowej
Ta sama ewidencja służy kilku działom naraz. Księgowość potrzebuje jej do rozliczenia VAT, kierownik floty do kontroli wykorzystania pojazdów, kontroler do przypisania kosztów do przewozów, a serwis do planowania przeglądów. Każdy z nich czyta te same przejazdy pod innym kątem.
Ewidencja przebiegu pojazdu dla VAT
Przepisy o VAT pozwalają odliczyć pełny podatek od wydatków na samochód, jeśli firma używa go wyłącznie do działalności gospodarczej. Chodzi o pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Wyłączne użycie służbowe potwierdzają ewidencja przebiegu i wewnętrzne zasady korzystania z pojazdu, które wykluczają jazdy prywatne. Bez nich odliczenie jest ograniczone do połowy podatku.
Dla floty ciężarowej ma to praktyczną konsekwencję. Ciągniki siodłowe i ciężarówki powyżej 3,5 tony nie podlegają temu ograniczeniu, a ewidencji nie wymagają też pojazdy, których konstrukcja wyklucza użycie prywatne. Obowiązek dotyczy więc zwykle samochodów osobowych i części dostawczych firmy, a nie zestawów wykonujących przewozy. Przebieg ciężarówek firma zapisuje z innych powodów: do rozliczania kosztów i planowania serwisu.
Elektroniczna książka przejazdów ułatwia prowadzenie ewidencji, bo trasa i dystans powstają bez udziału kierowcy. O zgodności z przepisami decyduje jednak komplet danych z tabeli wyżej, łącznie z celem wyjazdu i potwierdzeniem wpisów. Zanim firma zastąpi papier raportem z systemu, powinna sprawdzić z doradcą podatkowym, czy raport ma wszystkie wymagane pola.
Ewidencję przechowuje się razem z pozostałymi dokumentami firmy i udostępnia na żądanie urzędu. Porządek w dokumentach przewozowych, od zleceń po faktury, opisuje artykuł o tym, jak system Linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami.
Rozliczanie kosztów floty i przewozów
Kilometr jest podstawową jednostką kosztu w transporcie drogowym. Przebieg z książki przejazdów pozwala policzyć koszt pojazdu na kilometr i porównać go ze stawkami, które firma przyjmuje w wycenach. Na zleceniu w linkway.TMS widać koszt przejechania kilometra i spodziewany koszt opłat drogowych, więc spedytor zestawia wycenę przewozu z kosztem pojazdu, zanim zlecenie wyjedzie.
Przebieg przydaje się też przy kosztach, które nie należą do jednego przewozu. linkway.TMS rozkłada koszty okresowe, na przykład ratę leasingu albo polisę, na wyjazdy proporcjonalnie do przejechanych kilometrów albo liczby dni w trasie. Metodę i jej wpływ na wynik opisuje artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Kontrola wykorzystania pojazdów
Zapis przejazdów pokazuje rozbieżności, których nie widać w papierowej ewidencji: jazdę po godzinach pracy, weekendowe wyjazdy auta służbowego, trasę dłuższą niż wynika z zadania albo postój w miejscu bez związku ze zleceniem. Kierownik floty nie musi analizować każdego dnia. Wystarczy przegląd odchyleń od typowego wzorca pracy danego pojazdu.
Przy przewozach dla wielu zleceniodawców ważne jest też przypisanie przejazdu do zlecenia. Operator logistyczny rozlicza koszty według klientów, więc przejazd bez numeru zlecenia trafia do kosztów ogólnych i zniekształca wynik obsługi klienta. Jak zlecenia i przewozy łączą się u operatorów kontraktowych, pokazuje tekst o systemach Linkway w logistyce 3PL.
Czym książka przejazdów różni się od tachografu i monitoringu GPS
Książka przejazdów bywa mylona z innymi zapisami pracy pojazdu i kierowcy. Różnią się celem oraz tym, kto tworzy zapis. Tabela zestawia pojęcia, które najczęściej pojawiają się obok siebie w firmie transportowej.
| Pojęcie | Co rejestruje | Kto tworzy zapis | Do czego służy |
|---|---|---|---|
| Elektroniczna książka przejazdów | Trasę z dystansem oraz cel każdego wyjazdu | Nadajnik GPS, uzupełnia kierowca albo biuro | Ewidencja przebiegu i rozliczenie kosztów floty |
| Papierowa ewidencja przebiegu | Te same dane wpisywane ręcznie po każdym wyjeździe | Kierowca | Ewidencja przebiegu dla VAT |
| Karta drogowa | Przydział pojazdu do zadania oraz stan licznika i paliwa | Kierowca, w aplikacji linkway.TRACKER | Rozliczenie paliwa i pracy pojazdu |
| Tachograf cyfrowy | Czynności kierowcy (jazda, inna praca, dyspozycyjność, odpoczynek) oraz prędkość pojazdu | Urządzenie w pojeździe i karta kierowcy | Kontrola czasu pracy kierowców według przepisów UE |
| Monitoring GPS na żywo | Bieżącą pozycję i status pojazdu | System telematyczny, w Linkway dane zbiera linkway.INTEGRATOR | Bieżąca dyspozycja i przewidywanie czasu przyjazdu |
| Raport przejazdów dostawcy telematyki | Historię tras z czasem postojów | Platforma dostawcy GPS | Analiza tras, materiał do ewidencji przebiegu |
Częstą pomyłką jest traktowanie danych z tachografu jako ewidencji przebiegu. Tachograf mierzy dystans, ale nie zna celu wyjazdu, a jego zapis służy kontroli czasu jazdy i odpoczynku kierowcy. W firmie transportowej oba zapisy działają obok siebie: tachograf w ciężarówkach, książka przejazdów przede wszystkim w samochodach osobowych i dostawczych. Integracja danych z tachografu z ewidencją czasu pracy kierowców jest w linkway.TMS w przygotowaniu.
Od monitoringu GPS ciężarówek książkę przejazdów odróżnia perspektywa czasu. Monitoring odpowiada na pytanie, gdzie pojazd jest teraz, a książka przejazdów na pytanie, dokąd i po co jechał w zamkniętym okresie. Oba widoki korzystają z tych samych pozycji z nadajnika.
Jak wdrożyć elektroniczną książkę przejazdów
Wdrożenie zaczyna się od listy pojazdów i pytania, do czego firma potrzebuje ewidencji. Od odpowiedzi zależy, które auta muszą mieć komplet danych dla VAT, a które wystarczy monitorować na potrzeby kosztów i serwisu. Okresem rozliczeniowym ewidencji jest miesiąc albo kwartał, tak jak w rozliczeniu VAT firmy.
- Podział floty. Wydziel pojazdy do 3,5 tony, od których firma odlicza pełny VAT, i ustal dla nich zasady korzystania, które wykluczają jazdy prywatne.
- Źródła danych. Sprawdź, jakie systemy GPS mają pojazdy własne i pojazdy podwykonawców. Obsługiwane systemy wymienia katalog integracji linkway.INTEGRATOR.
- Jedna kartoteka. Powiąż każdy pojazd z jego urządzeniem, tak żeby ten sam numer rejestracyjny nie występował w dwóch systemach pod różnymi nazwami.
- Cel i kierowca. Ustal, kto i kiedy dopisuje cel wyjazdu oraz osobę kierującą, na przykład kierowca w aplikacji tego samego dnia.
- Zamknięcie okresu. Na koniec okresu rozliczeniowego porównaj sumę przejazdów ze stanem licznika i zatwierdź zestawienie.
Typowe błędy przy prowadzeniu ewidencji w systemie
- Brak celu wyjazdu. Raport z samymi trasami nie spełnia wymogów ewidencji dla VAT, nawet jeśli dystanse są dokładne.
- Zmiana kierowcy bez zapisu. Gdy auto przechodzi między pracownikami, a system o tym nie wie, osoba kierująca w ewidencji jest błędna.
- Pojazd w dwóch systemach. Urządzenie fabryczne i nadajnik dodatkowy bez powiązania dają w zestawieniu podwójny przebieg.
- Nieuzgodniony licznik. Różnica między dystansem z GPS a stanem licznika wychodzi dopiero przy kontroli, jeśli nikt nie porównał ich na koniec okresu.
Większość tych błędów nie wynika z dokładności pomiaru, tylko z organizacji pracy. Dlatego przy wyborze systemu ważniejsze od dokładności mapy jest to, jak wygodnie kierowca dopisuje cel wyjazdu i jak firma zatwierdza zestawienie za okres.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.