Reguła EXW (Ex Works, czyli „z zakładu”) z Incoterms 2020 nakłada na sprzedającego najmniej obowiązków ze wszystkich jedenastu reguł. Sprzedający przygotowuje towar i stawia go do dyspozycji kupującego w swoim zakładzie albo w innym uzgodnionym miejscu, bez załadunku na pojazd i bez odprawy wywozowej. Od tej chwili ryzyko i koszty przechodzą na kupującego, który organizuje załadunek, przewóz, ubezpieczenie i obie odprawy celne.
Reguła ma zastosowanie w każdej gałęzi transportu, a w praktyce często dotyczy dostaw drogowych, po które kupujący wysyła własną albo zamówioną ciężarówkę. Poniżej rozpisujemy obowiązki stron i moment przejścia ryzyka, a w kolejnych częściach odprawę celną, koszty po stronie kupującego, typowe błędy i porównanie z regułą FCA.
Jak działa EXW w praktyce
Dostawa przy EXW polega na postawieniu towaru do dyspozycji kupującego. Towar czeka w uzgodnionym miejscu i terminie, zapakowany odpowiednio do przewozu. Musi być też wyraźnie wydzielony jako przeznaczony dla tego kupującego. Sprzedający zawiadamia kupującego, że może odebrać towar, i na tym jego obowiązki związane z dostawą się kończą.
W transporcie drogowym wygląda to tak: kupujący albo jego spedytor wysyła ciężarówkę pod rampę sprzedającego w uzgodnionym oknie czasowym. Kierowca zgłasza się po towar, a sprzedający wydaje go z magazynu. Ryzyko utraty i uszkodzenia ładunku ponosi od tej chwili kupujący, co do zasady także wtedy, gdy towar ucierpi przy załadunku.
Miejsce dostawy trzeba wskazać precyzyjnie
Skrót EXW zawsze uzupełnia się o miejsce i wersję reguł, na przykład „EXW Poznań, ul. Magazynowa 5, rampa 3, Incoterms 2020”. Sama nazwa miasta nie wystarczy. Jeżeli strony nie wskażą konkretnego punktu, a w miejscu dostawy jest ich kilka, reguła pozwala sprzedającemu wybrać ten, który mu najbardziej odpowiada. Kierowca kupującego dowiaduje się wtedy na miejscu, że towar czeka w innym magazynie po drugiej stronie miasta.
Załadunek, najczęstsze źródło sporów
Według reguły sprzedający nie ma obowiązku załadować towaru na pojazd kupującego, choć to on zwykle dysponuje rampą i wózkiem widłowym. W praktyce ładuje więc często sprzedający, ale robi to na ryzyko i koszt kupującego. Jeżeli paleta spadnie z wideł, szkoda co do zasady obciąża kupującego, bo ryzyko przeszło na niego przed załadunkiem.
Międzynarodowa Izba Handlowa, która wydaje Incoterms, wskazuje dla takich sytuacji regułę FCA: przy dostawie w zakładzie sprzedającego to on ładuje towar na własny koszt i ryzyko. Jeśli strony zostają przy EXW, powinny wpisać do umowy, kto ładuje towar i kto odpowiada za szkodę przy załadunku.
EXW a warunek loco
W polskiej praktyce handlowej zbliżony sens ma warunek „loco magazyn sprzedającego”. Nie jest on jednak regułą Incoterms i nie ma jednej wiążącej definicji, więc bez odesłania do Incoterms 2020 strony mogą go różnie rozumieć, na przykład w kwestii załadunku albo momentu przejścia ryzyka. Bezpieczniej zapisać w umowie pełną regułę EXW z miejscem i wersją reguł.
Obowiązki sprzedającego i kupującego
Incoterms dzielą obowiązki na dziesięć par punktów: punkty A dotyczą sprzedającego, punkty B kupującego. Przy EXW lista po stronie sprzedającego jest krótka, a po stronie kupującego pojawiają się czynności, które przy innych regułach wykonuje sprzedający. Tabela zestawia najważniejsze z nich.
| Obowiązek | Sprzedający | Kupujący |
|---|---|---|
| Towar i faktura | Dostarcza towar zgodny z umową i fakturę handlową | Płaci cenę określoną w umowie |
| Opakowanie i oznakowanie | Pakuje towar odpowiednio do przewozu, chyba że w danej branży przewozi się go bez opakowania | Z góry informuje o szczególnych wymaganiach dotyczących opakowania |
| Sprawdzenie towaru | Płaci za sprawdzenie ilości i jakości potrzebne do wydania towaru | Płaci za obowiązkową inspekcję przed wysyłką, także zleconą przez władze kraju wywozu |
| Zawiadomienia | Informuje, kiedy i gdzie towar jest gotowy do odbioru | Informuje o terminie i punkcie odbioru, jeśli umowa daje mu wybór |
| Załadunek | Nie ma obowiązku; jeśli ładuje, robi to na ryzyko i koszt kupującego | Organizuje i opłaca załadunek |
| Przewóz | Nie ma obowiązku; na prośbę kupującego przekazuje informacje potrzebne do organizacji przewozu | Zawiera umowę przewozu i płaci fracht |
| Ubezpieczenie | Nie ma obowiązku wobec kupującego; na jego prośbę przekazuje informacje potrzebne do ubezpieczenia | Ubezpiecza towar we własnym interesie, jeśli chce ograniczyć ryzyko |
| Odprawy celne | Pomaga zdobyć dokumenty do odprawy, ale na koszt i ryzyko kupującego | Przeprowadza i opłaca odprawy na całej trasie, łącznie z cłem i podatkami |
| Dowód dostawy | Nie przekazuje dokumentu przewozowego, bo przewozu nie organizuje | Przekazuje sprzedającemu odpowiedni dowód odebrania towaru |
Kto zamawia transport
Umowę przewozu zawiera kupujący albo spedytor działający w jego imieniu na podstawie umowy spedycji. Sprzedający nie jest jej stroną, choć wydaje towar kierowcy i często potrzebuje potwierdzenia, że towar wyjechał. Dla przewoźnika zleceniodawcą jest kupujący albo jego spedytor, więc to z nimi rozlicza fracht i koszty dodatkowe.
Dowód odbioru i dowody wywozu
Kupujący musi przekazać sprzedającemu odpowiedni dowód, że odebrał towar. Dla sprzedającego to więcej niż formalność. W dostawie do innego państwa Unii potrzebuje dowodów, że towar wyjechał z kraju, żeby zastosować stawkę 0% VAT dla dostawy wewnątrzwspólnotowej. Przy EXW transport organizuje kupujący, więc sprzedający powinien z góry uzgodnić, jakie dokumenty dostanie, na przykład kopię listu przewozowego CMR z potwierdzeniem odbioru towaru przez odbiorcę.
Moment przejścia ryzyka i kosztów
Ryzyko utraty lub uszkodzenia towaru przechodzi na kupującego w chwili dostawy, czyli postawienia towaru do jego dyspozycji w uzgodnionym miejscu. Nie decyduje o tym ani załadunek, ani wyjazd ciężarówki za bramę. Od tej samej chwili kupujący ponosi wszystkie koszty związane z towarem.
Reguła przewiduje też sytuację, w której kupujący się spóźnia albo milczy. Jeżeli umowa pozwala kupującemu wybrać termin albo punkt odbioru, a kupujący nie przekaże o tym zawiadomienia, ryzyko przechodzi na niego od uzgodnionej daty albo od końca uzgodnionego okresu dostawy. Warunek jest jeden: towar musi być wyraźnie wydzielony jako przeznaczony dla tego kupującego.
Dodatkowe koszty wynikłe z tego, że kupujący nie odebrał towaru postawionego do jego dyspozycji albo nie przekazał zawiadomienia, również obciążają kupującego. Najczęściej chodzi o składowanie towaru, który zajmuje miejsce w magazynie sprzedającego dłużej, niż zakładano.
Reguły Incoterms nie mówią natomiast nic o przeniesieniu własności ani o terminie zapłaty. To, że ryzyko przeszło na kupującego w zakładzie sprzedającego, nie oznacza, że kupujący stał się właścicielem towaru. Te kwestie regulują umowa sprzedaży i prawo, któremu ta umowa podlega.
Cło i odprawa przy EXW
Przy EXW formalności celne należą do kupującego, od odprawy wywozowej w kraju sprzedającego po odprawę przywozową w kraju przeznaczenia. Kupujący płaci też cło i podatki należne przy przywozie. Sprzedający ma jedynie pomóc w zdobyciu dokumentów, jeśli kupujący o to poprosi, i to na koszt kupującego.
Wywóz poza Unię Europejską
Problem pojawia się, gdy kupujący ma siedzibę poza Unią Europejską. Eksporterem w zgłoszeniu wywozowym w UE może być co do zasady tylko podmiot mający siedzibę w Unii, więc kupujący z Norwegii albo z Wielkiej Brytanii zwykle nie może nim być. W praktyce odprawę przejmuje sprzedający albo jego agencja celna, czyli strona, która według reguły nie powinna się tym zajmować.
Sprzedający wykonuje wtedy obowiązek, którego reguła mu nie przypisuje, i odpowiada za dane w zgłoszeniu. Z tego powodu Międzynarodowa Izba Handlowa zaleca EXW głównie w handlu krajowym, a w międzynarodowym regułę FCA, w której odprawa wywozowa należy do sprzedającego. Szczegóły formalności warto ustalić z agencją celną jeszcze przed podpisaniem umowy sprzedaży.
Dostawy wewnątrz Unii
W dostawie do innego państwa Unii odprawy celnej nie ma, ale formalności nie znikają. Sprzedający potrzebuje dowodów wywozu do rozliczenia VAT, a kupujący, który organizuje przewóz, ma te dokumenty pod ręką. Umowa zawarta na warunkach EXW powinna więc określać, jakie dokumenty kupujący przekaże sprzedającemu i w jakim terminie.
Koszty i ryzyka po stronie kupującego
Cena EXW jest najniższą ceną w ofercie sprzedającego, bo nie zawiera kosztów transportu ani odpraw. Kupujący, który porównuje ją z ofertą na warunkach DAP albo DDP, musi doliczyć do niej całą drogę towaru:
- załadunek, jeśli sprzedający pobiera za niego opłatę,
- fracht za przewóz, a przy dłuższej trasie także opłaty drogowe i promowe, jeśli nie są wliczone w stawkę,
- ubezpieczenie ładunku na czas przewozu,
- koszty odpraw i agencji celnej, a przy przywozie spoza Unii także cło i podatek od towarów,
- postój pojazdu, jeśli towar nie był gotowy w uzgodnionym oknie czasowym,
- składowanie, gdy kupujący nie odbierze towaru na czas.
Z tych pozycji najłatwiej przeoczyć postój. Przewoźnik rozlicza się z kupującym albo jego spedytorem, więc to kupujący płaci za godziny, w których ciężarówka czekała pod rampą na niegotowy towar. Czy może potem obciążyć tym kosztem sprzedającego, zależy od umowy sprzedaży, dlatego przy regularnych odbiorach warto wpisać do niej zasady rozliczania postojów.
Ubezpieczenie ładunku
Żadna ze stron nie ma przy EXW obowiązku ubezpieczenia towaru na rzecz drugiej. Ryzyko przechodzi jednak na kupującego już w zakładzie sprzedającego, więc to kupujący ubezpiecza ładunek we własnym interesie. Polisa OCP przewoźnika tego nie zastępuje. Chroni przewoźnika w granicach jego odpowiedzialności, która w przewozie międzynarodowym jest ograniczona przepisami konwencji CMR i nie obejmuje wszystkich zdarzeń.
Przy towarach wrażliwych kupujący przejmuje też odpowiedzialność za warunki przewozu. Jeśli kupuje na warunkach EXW leki albo żywność wymagającą kontroli temperatury, to on dobiera przewoźnika z odpowiednim pojazdem i sposobem monitorowania ładunku, o czym szerzej w tekście o systemie TMS w logistyce leków.
Typowe błędy przy EXW
Większość problemów z EXW bierze się z przekonania, że skoro sprzedający nie robi prawie nic, to nie ma czego ustalać. Tymczasem to przy tej regule umowa musi rozstrzygnąć najwięcej szczegółów odbioru.
- EXW w eksporcie poza Unię. Kupujący spoza Unii nie może być eksporterem w zgłoszeniu wywozowym, więc odprawę i tak przeprowadza sprzedający, tyle że bez podstawy w umowie. Lepiej od razu zastosować FCA.
- Brak ustaleń co do załadunku. Kierowca przyjeżdża bez możliwości samodzielnego załadunku, a sprzedający odmawia ładowania, bo reguła go do tego nie zobowiązuje. Kto ładuje, strony zapisują w umowie albo wybierają FCA.
- Samo miasto zamiast adresu. „EXW Wrocław” nie mówi, pod którą rampę ma podjechać kierowca ani w jakich godzinach sprzedający wydaje towar.
- Zamówienie pojazdu bez parametrów ładunku. Kupujący zamawia transport, zanim dostanie od sprzedającego wagę, wymiary, liczbę palet i informację o towarach niebezpiecznych. Ciężarówka przyjeżdża za mała albo z niewłaściwą zabudową, a ładunek zajmuje więcej metrów ładunkowych (LDM), niż zakładała wycena.
- OCP zamiast ubezpieczenia ładunku. Kupujący zakłada, że szkodę pokryje polisa przewoźnika, a ta wypłaca odszkodowanie tylko w granicach odpowiedzialności przewoźnika.
- Brak dowodów wywozu dla sprzedającego. Sprzedający wydaje towar i czeka tygodniami na potwierdzony list przewozowy, bez którego trudno mu udokumentować dostawę wewnątrzwspólnotową ze stawką 0% VAT.
- Utożsamianie EXW z przejściem własności. Reguła rozstrzyga o ryzyku i kosztach, a nie o tym, kto jest właścicielem towaru w drodze.
EXW a FCA i inne reguły Incoterms
EXW jest jednym biegunem skali Incoterms, DDP drugim. Pomiędzy nimi leżą reguły, w których sprzedający przejmuje kolejne etapy: od odprawy wywozowej (FCA), przez przewóz główny (CPT i CIP, a w żegludze CFR i CIF), po dostawę na miejsce (DAP) i odprawę przywozową (DDP). Pełne zestawienie jedenastu reguł, z momentem przejścia ryzyka przy każdej z nich, zawiera hasło Incoterms 2020.
| Reguła | Miejsce dostawy i przejścia ryzyka | Załadunek w miejscu wysyłki | Odprawa wywozowa | Przewóz główny | Odprawa przywozowa |
|---|---|---|---|---|---|
| EXW | Zakład sprzedającego albo inne wskazane miejsce, towar niezaładowany | Kupujący | Kupujący | Kupujący | Kupujący |
| FCA | Przekazanie przewoźnikowi kupującego: w zakładzie sprzedającego po załadunku albo w innym miejscu na pojeździe sprzedającego, gotowym do rozładunku | Sprzedający, gdy dostawa jest w jego zakładzie | Sprzedający | Kupujący | Kupujący |
| FOB | Na pokładzie statku w porcie załadunku; tylko transport morski i śródlądowy | Sprzedający | Sprzedający | Kupujący | Kupujący |
| CPT | Przekazanie pierwszemu przewoźnikowi, choć przewóz do miejsca przeznaczenia opłaca sprzedający | Sprzedający | Sprzedający | Sprzedający | Kupujący |
| DAP | Miejsce przeznaczenia, towar na pojeździe gotowy do rozładunku | Sprzedający | Sprzedający | Sprzedający | Kupujący |
| DDP | Miejsce przeznaczenia, towar gotowy do rozładunku i odprawiony w przywozie | Sprzedający | Sprzedający | Sprzedający | Sprzedający |
Najbliższą alternatywą dla EXW jest FCA. Przy dostawie w zakładzie sprzedającego obie reguły różnią się załadunkiem i odprawą wywozową: przy FCA oba te obowiązki należą do sprzedającego, a ryzyko przechodzi na kupującego dopiero po załadunku. Przewóz główny w obu regułach organizuje i opłaca kupujący, więc dla jego spedytora zlecenie wygląda niemal tak samo.
Kiedy EXW ma sens
EXW sprawdza się w handlu krajowym i w dostawach, w których kupujący ma własny transport albo stałego spedytora, a sprzedający nie chce angażować się w logistykę. Pasuje też do odbiorów od wielu dostawców, gdy kupujący łączy towar w jednym pojeździe i sam planuje trasę. Takie odbiory często prowadzi w imieniu kupującego operator logistyczny, o czym piszemy w tekście 3PL w praktyce.
EXW w pracy z systemem TMS
Przy EXW zlecenie transportowe zakłada strona kupującego: jego dział logistyki albo spedytor, któremu powierzył przewóz. W linkway.TMS zleceniodawcą jest kupujący z kartoteki kontrahentów, a zakład sprzedającego staje się pierwszym punktem trasy. Szerzej o obsłudze przewozów zagranicznych w systemie pisze artykuł o transporcie międzynarodowym w linkway.TMS.
Odbiór u sprzedającego w zleceniu
Punkt załadunku ma kraj, adres zakładu, okno czasowe zgodne z godzinami wydań i osobę kontaktową po stronie sprzedającego. W uwagach punktu spedytor zapisuje to, co przy EXW najczęściej budzi spory: kto ładuje towar i pod jakim numerem sprzedający go wyda. Pozycje ładunku z asortymentem, ilością, wagą i LDM spedytor przepisuje z listy pakowania sprzedającego i przypisuje do punktu załadunku.
Gdy kupujący odbiera towar od kilku dostawców, każdy zakład jest osobnym punktem załadunku w tym samym zleceniu. Pozycja ładunku przypisana do punktu pokazuje kierowcy, co i skąd ma zabrać, a bilans pozycji mówi, ile towaru jeszcze nie zjechało z auta.
Przewoźnik i realizacja odbioru
Zanim zlecenie trafi do przewoźnika, system sprawdza polisę OCP, licencje, obecność na białej liście VAT i wynik weryfikacji w rejestrze KREPT. Przy EXW ma to dodatkowe znaczenie, bo od chwili postawienia towaru do dyspozycji ryzyko ponosi kupujący, a od przewoźnika bez ważnej polisy trudno potem odzyskać odszkodowanie. Zasady tych kontroli opisuje artykuł o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
W trakcie przewozu kierowca zmienia statusy w aplikacji: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Historia statusów zapisuje godzinę każdej zmiany i jej źródło, więc spedytor wie, kiedy ciężarówka dotarła pod rampę i kiedy ruszyła z towarem. Przy EXW taki zapis przydaje się w sporze o gotowość towaru i o postój.
Pozycję pojazdu w drodze dostarcza linkway.INTEGRATOR, który zbiera dane z ponad 230 systemów GPS, także wtedy, gdy każdy przewoźnik używa innego dostawcy telematyki. Opisujemy to w tekście Linkway.INTEGRATOR - jeden system, pełna kontrola wszystkich danych GPS. Z pozycji wynika przewidywany czas przyjazdu, więc magazyn kupującego planuje rozładunek na podstawie ETA, a nie telefonu do kierowcy.
Po rozładunku zdjęcia dokumentów z aplikacji kierowcy są już w zleceniu, więc spedytor może od razu przekazać sprzedającemu potwierdzony list przewozowy jako dowód wywozu. Faktura dla kupującego powstaje z danych zlecenia, a wynik przewozu to różnica między frachtem od kupującego a kosztem przewoźnika. Jak system TMS pomaga operatorom obsługującym wielu importerów, opisuje tekst o aplikacji TMS jako przewadze konkurencyjnej operatorów logistycznych.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.