Czym jest system zarządzania transportem?

System zarządzania transportem, w skrócie TMS (Transport Management System), prowadzi zlecenie przewozowe od przyjęcia do rozliczenia. W jednej bazie trzyma kontrahentów, trasy, pojazdy i dokumenty, więc spedytor nie przepisuje tych samych danych do arkusza i programu księgowego. W Linkway tę rolę pełni linkway.TMS, dostępny przez przeglądarkę w modelu SaaS.

Poniżej opisujemy obieg zlecenia w TMS i funkcje, od których zależy praca spedytora. Ostatnia część zawiera pytania kontrolne przy wyborze systemu i etapy wdrożenia.

Czym jest system zarządzania transportem

TMS obsługuje fizyczne przemieszczanie towaru: kto wiezie, czym, którędy, na kiedy i za ile. Nie prowadzi zapasów w magazynie ani księgi głównej firmy, bo od tego są odpowiednio WMS i ERP. Granica ma znaczenie przy zakupie oprogramowania. Firma transportowa, która kupi ERP z „modułem logistycznym”, zwykle dostaje ewidencję dokumentów bez planowania tras i kontroli przewoźnika.

W praktyce system zbiera w jednym miejscu dane, które bez niego leżą w kilku narzędziach naraz. Zlecenie klienta przychodzi mailem, trasę spedytor liczy w planerze, pozycję pojazdu sprawdza w panelu dostawcy GPS, a fakturę wystawia księgowość na podstawie papierowego CMR. TMS spina te kroki w jeden rekord zlecenia, do którego dopisują się kolejne informacje: punkty trasy, przypisany pojazd, statusy z drogi, dokumenty i koszty.

Skąd wzięła się potrzeba systemu TMS

Wysyłka tego samego dnia i śledzenie przesyłki stały się standardem w handlu, a odbiorcy oczekują dokładnej godziny dostawy. Firma, która organizuje przewozy telefonicznie i w arkuszu, nie odpowie na takie pytanie bez dzwonienia do kierowcy. Presja przenosi się na cały łańcuch dostaw: nadawca i przewoźnik muszą widzieć ten sam stan zlecenia w tym samym momencie.

Drugim powodem jest skala. Spedytor z kilkudziesięcioma zleceniami tygodniowo pamięta, który przewoźnik ma ważną polisę i który klient płaci w terminie. Przy kilkuset zleceniach tę wiedzę trzeba przenieść do systemu, który sprawdza ją automatycznie przy każdym zleceniu.

TMS, WMS, ERP i telematyka - podział ról

Te cztery klasy systemów często pracują razem, więc łatwo je pomylić. Tabela pokazuje, za co odpowiada każdy z nich i jakie dane wymienia z TMS.

W Linkway warstwę TMS obsługuje linkway.TMS. Dane GPS zbiera do niego linkway.INTEGRATOR, a wymianę z systemami ERP i WMS prowadzi linkway.BRIDGE. Każdy moduł działa osobno, więc firma może zacząć od samego TMS i dołożyć integracje później.

Jak wygląda obieg zlecenia w systemie TMS

Zlecenie w TMS przechodzi przez stałą sekwencję etapów. Na każdym z nich do rekordu dopisują się nowe dane, a system pilnuje, żeby zlecenie nie poszło dalej z brakami.

1. Przyjęcie zlecenia. Spedytor zakłada zlecenie z danymi zleceniodawcy, stawką, walutą i terminem płatności. Klient i przewoźnik pochodzą z jednej kartoteki kontrahentów, więc dane rejestrowe wpisuje się raz.
2. Trasa i ładunek. W zakładce ładunku powstają punkty trasy z oknami czasowymi, od pierwszego załadunku po ostatni rozładunek. Mapa rysuje przebieg i podaje dystans oraz czas przejazdu.
3. Kontrole i przydział. System sprawdza limit kredytowy klienta, polisę OCP i licencje przewoźnika oraz potwierdzenie pojazdu. Zlecenie z blokadą nie wyjdzie do przewoźnika.
4. Realizacja. Kierowca zmienia statusy w aplikacji na telefonie, a pozycja pojazdu spływa z systemu GPS. Dyspozytor widzi, które ładunki są w drodze, a które czekają na rozładunek.
5. Dokumenty i faktura. Zdjęcia dokumentów z rozładunku trafiają do zlecenia od razu, a faktura powstaje z danych zlecenia, bez przepisywania.
6. Rozliczenie. TMS zestawia przychód z faktur z kosztami wyjazdu i pokazuje wynik przewozu, zanim zamknie się miesiąc.

Podział na etapy ma praktyczny skutek: księgowość zaczyna pracę od dokumentów i nie dopytuje spedytora o dane, które już są w zleceniu. Dyspozytor z kolei pilnuje realizacji bez wracania do korespondencji z klientem.

Najważniejsze funkcje systemu TMS

Listy funkcji w ofertach systemów TMS wyglądają podobnie. Różnica wychodzi przy konkretnym zleceniu: czy system zatrzyma błędne zlecenie przed wysyłką i czy rozliczy przewóz na podstawie faktur, a nie szacunków.

Planowanie trasy wielopunktowej

Zlecenie może mieć dowolną liczbę punktów trasy, każdy z oknem czasowym i statusem obsługi. Pozycja ładunku jest przypisana do konkretnego punktu, więc system pilnuje bilansu i pokazuje, ile towaru z danej pozycji jeszcze nie zjechało z auta. Mapa rysuje przebieg i podaje dystans oraz czas przejazdu, na przykład 1495,4 km i 15 godzin 49 minut dla trasy z czterema punktami.

Na tym etapie powstają też dane do wyceny. Znając dystans, spedytor widzi, czy stawka klienta pokrywa koszt kilometra i opłaty drogowe, zanim zlecenie trafi do przewoźnika. Zasady doboru trasy dla ciężarówki opisuje hasło planowanie trasy ciężarówek.

Łączenie ładunków i puste przebiegi

Konsolidacja polega na łączeniu kilku przesyłek w jeden kurs, tak żeby naczepa jechała możliwie pełna. W przewozach drobnicowych (LTL) decyduje o rentowności, bo koszt kursu rozkłada się na więcej ładunków. W przewozach całopojazdowych (FTL) liczy się z kolei ładunek powrotny, który zmniejsza liczbę pustych kilometrów.

TMS wspiera oba przypadki, bo ładunek jest przypisany do punktu trasy, a nie do całego zlecenia. Kilka pozycji od różnych nadawców może wjechać na auto w kolejnych punktach załadunku i zjechać w różnych miejscach rozładunku. Warstwa linkway.AI podsuwa sugestie tras na podstawie historii przejazdów i sygnalizuje zlecenia zagrożone opóźnieniem. Na stronie modułu działa demo, które na fikcyjnych danych rozdziela 100 ładunków w kilka sekund.

Kontrola zlecenia przed wysyłką do przewoźnika

Najdroższe błędy w spedycji wychodzą po fakcie: przewoźnik z wygasłą polisą, klient ponad limitem kredytowym, pojazd niepotwierdzony w dniu załadunku, kierowca z nieważną kartą. linkway.TMS ma 69 reguł kontroli przypisanych do trzech faz obiegu zlecenia. Ostatnia z nich, wysyłka do przewoźnika, to ostatni moment, w którym błąd da się zatrzymać bez kosztu. Reguła może zablokować zlecenie albo tylko ostrzec spedytora, a poziom reakcji ustawia administrator dla każdego stanowiska.

Ostrzeżenie spedytor może świadomie potwierdzić, a system zapisuje to w historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami. Zasady działania reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych, a sprawdzanie kontrahentów tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.

Monitoring realizacji i statusy z drogi

W czasie przewozu TMS korzysta z dwóch źródeł danych. Aplikacja linkway.TRACKER na telefonie kierowcy przesyła statusy: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. System GPS zamontowany w pojeździe dostarcza pozycję, którą linkway.INTEGRATOR zbiera z ponad 230 systemów telematycznych na jednej mapie. Z tych danych system wylicza przewidywany czas przyjazdu, czyli ETA.

Historia statusów zapisuje, kto i kiedy zmienił status. System odróżnia status wpisany przez pracownika biura od potwierdzenia przysłanego z aplikacji kierowcy, co rozstrzyga spory o godzinę rozładunku. Gdy kierowca traci zasięg, zdarzenia zapisują się w telefonie i trafiają do systemu po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia.

Dokumenty i rozliczenie przewozu

Dokumenty przewozowe i faktury powstają z danych zlecenia, a linkway.TMS obsługuje KSeF. Zdjęcia CMR i innych dokumentów kierowca dołącza w aplikacji, więc fakturowanie nie czeka, aż papier wróci do biura. W przygotowaniu jest moduł eCMR, w którym nadawca i odbiorca podpisują elektroniczny list przewozowy w aplikacji kierowcy.

Wynik przewozu linkway.TMS liczy według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, wszystko w kwotach netto. Koszty okresowe, na przykład ratę leasingu albo polisę, system rozkłada na przewozy proporcjonalnie, na przykład do przejechanych kilometrów albo liczby dni. Metodę opisuje artykuł jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.

Kartoteki i pulpit spedytora

Kartoteka kontrahentów jest jedna dla wszystkich ról: ta sama firma może być klientem, przewoźnikiem, spedycją albo armatorem. Do kontrahenta podpięte są limity, polisy, licencje i historia weryfikacji, więc spedytor nie szuka ich w poczcie. Kartoteka kierowców oznacza kolorem terminy ważności uprawnień, na przykład prawa jazdy albo karty kierowcy, a reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem.

Pulpit spedytora pokazuje pracę na dziś: zlecenia z blokadą i obciążenie najbliższych dni. Kliknięcie w wycinek wykresu otwiera odfiltrowaną listę zleceń, więc dzień zaczyna się od tego, co pilne, a nie od przeglądania całej bazy.

Korzyści z wdrożenia systemu TMS

Korzyść z TMS mierzy się czasem spedytora i liczbą błędów, które nie wyszły poza firmę. Arkusz kalkulacyjny przyjmie każdą wartość, a system zatrzyma zlecenie z przewoźnikiem bez polisy albo z terminem płatności dłuższym niż w kartotece klienta.

• Jedno wprowadzenie danych. Dane zlecenia wpisuje się raz, a korzystają z nich kolejne etapy, od dokumentów po fakturę.
• Mniej telefonów do kierowców. Statusy i pozycja spływają same, więc dyspozytor dzwoni tylko wtedy, gdy coś odbiega od planu.
• Szybsze fakturowanie. Dokumenty z rozładunku są w zleceniu tego samego dnia, a faktura powstaje z jego danych.
• Wynik każdego przewozu. Rentowność liczona z faktur i kosztów pokazuje, które relacje i którzy klienci zarabiają, a które tylko obracają pieniędzmi.

Jedno zlecenie w arkuszu i w systemie

Różnicę najlepiej widać na pojedynczym zleceniu. Klient zamawia przewóz całopojazdowy z Poznania do Lyonu z dwoma miejscami rozładunku, a spedytor zleca go przewoźnikowi z giełdy. W arkuszu każdy krok wymaga osobnej czynności i osobnego miejsca na dane. W systemie te same kroki zostawiają ślad w jednym rekordzie.

Pojedyncze kroki nie zajmują dużo czasu. Problem pojawia się przy skali: kilkadziesiąt zleceń dziennie oznacza kilkaset przepisań danych i telefonów, a każde z nich to okazja do pomyłki, której nikt nie wychwyci przed fakturą.

Wpływ na koszty jest pośredni. System sam nie obniży ceny paliwa, ale pokaże, na których relacjach auto wraca puste, i ograniczy godziny, które spedytor traci na przepisywanie danych. Porównanie pracy w arkuszu i w systemie, z przykładami strat, zawiera artykuł Excel w transporcie kontra system TMS.

Szacunek dla własnej firmy daje kalkulator oszczędności na stronie linkway.TMS. Przyjmuje liczbę pojazdów, spedytorów i zleceń miesięcznie oraz koszty operacyjne, a wynik ma charakter poglądowy, bo zależy od specyfiki przewozów.

Kto korzysta z systemów TMS

Z TMS korzysta każda firma, która regularnie wysyła albo przewozi towar, a liczba zleceń przerosła arkusz i telefon. Najczęściej są to:

• Firmy transportowe i spedycyjne - obsługują zlecenia klientów flotą własną i podwykonawcami, więc potrzebują kontroli przewoźnika i rozliczenia każdego wyjazdu.
• Producenci - organizują dostawy surowców i wysyłki wyrobów, często z własnym działem transportu.
• Dystrybutorzy i sieci handlowe - zasilają sklepy i hurtownie według stałego harmonogramu dostaw.
• Sklepy internetowe - łączą wiele małych przesyłek i odpowiadają przed klientem za termin.
• Operatorzy logistyczni 3PL i 4PL - prowadzą transport w imieniu klientów i przekazują im statusy w ich własnych systemach.

TMS w małej firmie transportowej

Pierwsze systemy TMS wdrażały duże przedsiębiorstwa z własnymi serwerami i działem IT. Model SaaS obniżył próg wejścia: system działa w przeglądarce, firma płaci abonament i nie kupuje infrastruktury. linkway.TMS obsługuje zarówno firmy z kilkoma pojazdami, jak i spedycje z setkami zleceń dziennie, a platforma Linkway ma ponad 5100 zarejestrowanych firm i 68 000 monitorowanych pojazdów.

Mała firma zwykle zaczyna od zleceń i aplikacji dla kierowcy. Integracje z ERP i platformami klientów dokłada wtedy, gdy pojawiają się zleceniodawcy, którzy wymagają statusów we własnym systemie.

TMS w chmurze i integracje z GPS oraz ERP

linkway.TMS działa w modelu SaaS: przez przeglądarkę, bez instalacji na serwerach firmy. Dane klienta są w osobnej instancji i osobnej bazie, a ten sam system można uruchomić w chmurze Linkway albo w serwerowni klienta. Szerzej o modelu chmurowym pisze artykuł jak działa system TMS w chmurze.

Dostęp do danych porządkują role. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, a uprawnienie jest sprawdzane na każdym poziomie, od pozycji w menu po zapytanie do bazy danych. Nowy raport albo reguła kontrolna powstaje jako konfiguracja, więc zmiana nie wymaga nowej wersji systemu ani okna serwisowego.

Pozycja pojazdów z wielu systemów GPS

Firmy z mieszaną flotą i podwykonawcami mają zwykle kilka systemów telematycznych naraz. linkway.INTEGRATOR zbiera pozycje z ponad 230 z nich i pokazuje je na jednej mapie, bez wymiany urządzeń w pojazdach. Na liście integracji są między innymi TruckOnline Lincor, Lokalizuj.com, Nawi24 i Navicar.

Rejestrację podwykonawców i konfigurację udostępniania sygnału GPS można przeprowadzić samodzielnie albo zlecić zespołowi Linkway w ramach usługi onboardingu. Kierowca bez telematyki w pojeździe może udostępnić lokalizację do zlecenia przez aplikację, również bez zakładania konta.

Wymiana danych z ERP i platformami klientów

linkway.BRIDGE synchronizuje zlecenia transportowe z systemami ERP, takimi jak Comarch i SAP, a statusy i ETA przekazuje na platformy kontrahentów, na przykład Project44 i Transporeon. Połączenia konfiguruje zespół Linkway, bez zmian w systemach klienta i bez dostępu do ich kodu.

Jak wybrać i wdrożyć system TMS

Wybór TMS zaczyna się od własnych procesów, nie od listy funkcji. Przy rozmowie z dostawcą pomagają pytania kontrolne:

• Czy system obsłuży trasę z wieloma punktami i ładunek przypisany do punktu, a nie tylko relację A-B?
• Czy zatrzyma zlecenie z przewoźnikiem bez ważnej polisy OCP albo z klientem ponad limitem kredytowym?
• Czy pobierze pozycje z systemów GPS, których używają podwykonawcy, bez wymiany urządzeń?
• Czy kierowca prześle statusy i zdjęcia dokumentów z telefonu, także bez zasięgu?
• Czy faktura powstanie z danych zlecenia i trafi do KSeF?
• Czy wynik przewozu jest liczony z faktur, a nie z szacunków?

Cztery etapy wdrożenia

1. Analiza procesów - poznanie obiegu zleceń i dokumentów oraz wybór potrzebnych modułów.
2. Konfiguracja i integracja - ustawienie systemu pod procesy firmy i połączenie z GPS oraz ERP.
3. Szkolenie i start - szkolenie dyspozytorów i kierowców, uruchomienie aplikacji TRACKER i pracy na danych produkcyjnych.
4. Wsparcie i rozwój - stała pomoc zespołu Linkway i kolejne moduły wraz ze wzrostem firmy.

Przebieg każdego etapu opisuje artykuł o procesie wdrożenia systemu TMS, a porównanie dostawców z polskiego rynku zestawienie polskich systemów TMS.

Opublikowano: 4 września 2024. Aktualizacja: 29 września 2026.

Utwórz konto

Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.

Zacznij współpracę

O autorze

Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway

Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.

Wszystkie artykuły autora - profil LinkedIn